Adieu les factures papier!

Alors que les retards de paiement seraient responsables de 15.000 faillites par an, selon Bercy, passer à la facture électronique pourrait réduire de manière significative les délais de paiement. Ainsi, depuis 2014, l'Etat manifeste sa détermination à accélérer la dématérialisation des factures : les grandes entreprises ont, depuis un an, l'obligation d'adresser des factures électroniques aux acteurs publics. A compter du 1er janvier 2018, viendra le tour des entreprises de tailles intermédiaires (ETI), puis celui des PME en 2019 avant les très petites entreprises en 2020. A première vue, les sociétés semblent adopter, sans difficulté et avec naturel, ces factures numériques. Mais, en vérité, du chemin reste à parcourir à en croire une nouvelle étude publiée par Generix Group, leader français de la dématérialisation des factures.

Seulement un début d'accélération

Selon l'étude, 66 % des entreprises s'équipent aujourd'hui d'une ou plusieurs solutions de dématérialisation. Et 56 % utilisent les factures digitales depuis plus de quatre ans, témoignant ainsi d'une certaine maturité. Un chiffre qui risque d'augmenter fortement puisque, parmi le tiers des sociétés qui n'utilisent pas de factures digitales, 71 % entendent vouloir s'équiper dans les deux ans à venir. Un bémol toutefois, si de nombreuses entreprises ont dématérialisé leurs factures ou comptent le faire rapidement, 73 % de celles en capacité de répondre ont digitalisé moins de la moitié de leurs factures et elles ne sont que 7 % à traiter en format électronique plus de trois-quarts de ces documents. De fait, un long chemin reste à parcourir avant de n'avoir plus aucune facture en version papier.

« Le taux de croissance du marché va continuer à être significatif pendant plusieurs années, jusqu'à atteindre un taux d'équipement des entreprises proche de 100 % », explique Christophe Viry, directeur stratégie et produit de Generix Group. Il note quatre leviers susceptibles d'accélérer la dématérialisation des factures : la recherche de gain de productivité, l'effet boule de neige (une entreprise qui digitalise ses factures oblige ses partenaires à faire de même), la réglementation et enfin la maturité des offres de dématérialisation.

Dématérialisation : quels bénéfices ?

De nombreux avantages sont attendus de l'abandon du papier. D'abord, le traitement des factures papier est chronophage. Constitué une succession d'actions à faible valeur ajoutée (tri du courrier, saisie des données etc.), il est également source d'erreurs. Ainsi, 51 % des entreprises qui ont abandonné la version papier l'ont fait dans un souci de productivité. D'autres (59 %) mettent plutôt en avant la nécessité de répondre à des exigences clients. Quelques géants comme Airbus ou Casino ont même, quant à eux, pris les devants en imposant la digitalisation à leurs clients. Quelques soient les situations, a posteriori, les entreprises remarquent de nombreux avantages : économiques grâce à la réduction des coûts, métiers grâce aux gains de productivité et digitaux grâce à la numérisation. Elles sont ainsi plus de 50 % à constater, grâce à la numérisation, un impact fort ou très fort sur la traçabilité des factures, leur sécurité ou leur accessibilité. Quant à la dimension écologique, elle se pose en élément non négligeable.

Néanmoins, le passage à des factures numériques a pu poser certaines difficultés pratiques ou financières. Près de 40 % des participants évoquent des problèmes d'intégration avec leur système d'information et ils sont 31 % à pointer le coût de la mise en oeuvre. Enfin, plus d'une entreprise sur deux a du mal à chiffrer le retour sur investissement (ROI) de la dématérialisation, mais le croit toutefois significatif. Pour les factures entrantes, le gain moyen s'établirait entre 2 et 4 euros par facture. Pour les factures sortantes, le gain est moindre puisque plus de 50 % des répondants l'estiment en dessous de 2 euros par document. En matière de dématérialisation, patience donc, le temps devrait faire son oeuvre.